Do’s en don’ts bij online vergaderen
Nu elkaar live ontmoeten er voorlopig niet bij is, zitten we ineens massaal achter de webcams. Maar waar moet je eigenlijk opletten als je digitaal vergadert? Wat moet je wel en wat juist niet doen?
Wat zijn de absolute don’ts?
Outfit. Ga niet in je pyjama achter je webcam zitten, ook al is de verleiding groot om ‘lekker makkelijk’ te doen nu je vanuit huis werkt :).
Multitasken. Ga niet tussen het online vergaderen door andere dingen doen. Het is niet het moment om te multitasken. Houd je hoofd dus bij de vergadering en vermijd verdere afleiding.
Herrie. Voor veel van ons is dit de nieuwe realiteit: werken aan de keukentafel met vaak nog een werkende partner erbij en rondrennende kinderen… In die drukte is videovergaderen niet te doen. Zoek dus een rustige plek op en spreek af met je huisgenoten dat je niet gestoord mag worden.
Kijkrichting. Een van de meest gemaakte fouten is dat we naar onszelf kijken i.p.v. naar de camera. Maar dan mis je het oogcontact dat juist bij online vergaderen zo belangrijk is. Het is even oefenen misschien, maar wel heel belangrijk (of gebruik een hulpmiddeltje, zoals een stickertje).
Hoek. Hier heb ik zelf ook de nodige flaters mee gemaakt, soms uit nood, omdat mijn telefoon aan de oplader lag. Maar nee, je bent niet op z’n elegantst als je jezelf vanuit een benedenhoek filmt (denk aan neusgaten, onderkinnen ;)). Zet je camera op ooghoogte en gebruik evtueel een stapeltje boeken onder je laptop om te zorgen voor de juiste hoogte.
Knabbelen. Laat die koekjes of broodjes even wachten tot na de vergadering. Het zijn niet de meest smakelijke geluiden om naar te luisteren tijdens het videobellen.
En wat zijn de do’s?
Tijd. Zorg dat je zo’n tien minuten voordat de online vergadering begint, klaar zit. Zo heb je voldoende tijd om in te loggen en te checken of alles goed werkt.
Licht en achtergrond. Ga in een ruimte zitten met voldoende licht en let ook op tegenlicht (zon!). Zorg daarnaast voor een zo rustig mogelijke achtergrond. Het is namelijk best wennen om naar veel verschillende hoofden met achtergrond te kijken, dus maak het beeld zo rustig mogelijk.
Interruptie. Maak duidelijke afspraken over interruptie. Wil je wat vragen of inbrengen, steek dan even je vinger op. Lijkt een beetje gek en schools, maar het werkt wel.
Stekker. Gebruik je je telefoon of laptop voor videobellen? Bedenk dan dat je apparaten hier een stuk sneller van leeglopen. Zorg dus dat je alles vooraf goed opgeladen is, en dat je de oplader bij de hand houdt indien nodig.
Headset. Let op het geluid. Vermijd ruimtes waarin het erg galmt. En als je het in huis hebt, gebruik een headset.
Heb jij ervaring met videobellen of online vergaderen? Welke handige tips heb jij?
Nijdam
De stekker uit de vaste telefoon en het antwoordapparaat doen. Geen hinder van beller die op foute tijd hun verhaal willen doen.
26 april 2020